لجان شراء الأجهزة الطبية داخل المستشفى

1. لجنة دراسة الاحتياجات

تقوم المستشفى بتشكيل لجنة تسمى لجنة دراسة الاحتياجات، وهي لجنة متخصصة تُشكَّل داخل كل مستشفى، وتُعنى بتحديد وتقييم احتياجات المستشفى من المواد والأجهزة الطبية والخدمات الصحية.

مهام لجنة دراسة الاحتياجات:

• جمع البيانات وتحليلها: تقوم اللجنة بجمع البيانات المتعلقة بالاحتياجات من جميع الأقسام الطبية والإدارية، ثم تحليلها لتحديد الأولويات والضروريات.
• تقييم الطلبات: تدرس اللجنة الطلبات المقدمة وتقييم مدى ضرورتها وفائدتها للمستشفى، بالإضافة إلى التحقق من توافر الميزانية المخصصة لهذه الاحتياجات.
• إعداد التقارير والتوصيات: تعد اللجنة تقارير مفصلة تحتوي على التوصيات المناسبة بشأن الطلبات المعتمدة، وترفعها إلى الإدارة العليا أو الجهة المختصة للموافقة النهائية.
• التنسيق مع قسم المشتريات: بعد الموافقة على الطلبات، تتولى لجنة دراسة الاحتياجات التنسيق مع قسم المشتريات لضمان تنفيذ عمليات الشراء وفقاً للقوانين واللوائح المعمول بها.

يتم في هذه المرحلة تحديد نوع وطريقة الشراء المناسبة للمستشفى.

نظرًا لأن معظم الأجهزة والمستلزمات الطبية تتسم بارتفاع تكلفتها، فإن المستشفيات عادة ما تتبع طريقة الشراء بالمناقصة العامة لضمان الحصول على أفضل العروض من حيث الجودة والتكلفة.

2. لجنة إعداد شروط المناقصة

ثم تقوم المستشفى بتشكيل لجنة أخرى تسمى لجنة إعداد شروط المناقصة التي تتضمن ثلاثة فروع (إداري و فني و مالي).

إداري

ويختص بهذا الفرع إدارة المستشفى حيث تحدد به شروط التقدم للمناقصة وخطوات هذه المناقصة ومواعيد لجان الفتح والبت وتحديد كل هذه الأشياء طبقا لقانون المشتريات و لائحته التنفذية في الدولة.

فني

ويختص هذا الفرع من كراسة الشروط بالمواصفات الفنية المطلوبة التي حددتها لجنة الاحتياجات كما يحدد بها أيضا الاعداد والكميات المطلوبة من كل صنف على حدة.

مالي

ويختص بأسلوب التعامل المالي بين المستشفى والشركات الراغبة في الدخول في المناقصة، من تحديد قيمة التأمين الابتدائي وقيمة التأمين النهائي وأسلوب الدفع وتحدد غرامات التأخير في التوريد وهكذا.

3. لجنة استلام العروض أو المظاريف

تتولى لجنة استلام العروض أو المظاريف مسؤولية استلام العروض المقدمة من الشركات المشاركة في المناقصة.

بالإضافة إلى ذلك، تقوم هذه اللجنة باستلام قيمة التأمين الابتدائي من الشركات.

تقدم كل شركة عرضها في مظروفين منفصلين: أحدهما يحتوي على العرض الفني والآخر على العرض المالي.

العرض الفني

يتضمن المواصفات الفنية للمتطلبات الموجودة في كراسة الشروط من أجهزة ومواد أو متطلبات أخرى كما يتضمن أيضا بعض الكتالوجات الخاصة بهذه الأجهزة وبعض الرسومات التوضيحية.

العرض المالي

ويتضمن السعر التفصيلي والإجمالي للبنود المقدمة في العرض الفني.

4. لجنة دراسة العروض والبت في محتواها

تقوم المستشفى بتشكيل لجنة لدراسة العروض والبت في محتواها.

تنقسم هذه اللجنة إلى مرحلتين:

المرحلة الأولى: دراسة العروض الفنية

دراسة العروض الفنية المقدمة من الشركات وتقييمها.

يتم في هذه المرحلة اختيار العروض التي تتوافق مع المتطلبات الفنية.

المرحلة الثانية: دراسة العروض المالية

دراسة العروض المالية للشركات التي تمت الموافقة عليها فنياً.

في هذه المرحلة، تختار اللجنة العرض الذي يقدم السعر الأقل من بين العروض المتوافقة فنياً.

التعاقد والتوريد

بعد اختيار العرض الأقل سعراً والمتوافق فنياً، تتعاقد المستشفى مع الشركة لتوريد المتطلبات.